Soorten evenementen: van conferenties tot bruiloften

Of het nu gaat om bruiloften, congressen, feesten of kleine recepties – hoe groot en uitgebreid het ook wordt, je moet jezelf in het allereerste begin altijd dezelfde vragen stellen: Wat is de achtergrond van mijn evenement? Hoeveel mensen nodig ik uit? Wanneer vindt het geheel plaats? En waar organiseer ik het evenement? Men moet dus als het ware eerst de vraag naar de zin van het evenement stellen voordat men met de planning begint, en niet zomaar beginnen. Of laten we het zo zeggen: evenementen die zonder plan zijn georganiseerd, herkent men meestal vrij snel…

Om je een beetje te helpen bij je keuze hebben we een aantal soorten evenementen voor je op een rijtje gezet. Laten we het maar een ‘wat mag het zijn?’ van de evenementenwereld noemen.

Avondevenementen & feesten (gala’s/bals/feesten)

Een triviaal maar toch bepalend aspect voor het evenement is hier het feit dat avondevenementen, of het nu gaat om een formeel gala, een bal of een ongedwongen feest, ’s avonds plaatsvinden. Meestal worden er begeleidende personen meegenomen (vrijwillig of onvrijwillig), wat een grote invloed heeft op het aantal deelnemers. Afhankelijk van de vorm van de avondevenementen zijn bals en gala’s (ja, het heet echt gala’s) qua organisatie iets omvangrijker in vergelijking met feesten.

Terwijl bij bals en gala’s de nadruk ligt op hoogwaardige materialen bij Uitnodigingen, Menu's en Deko waar men gebruik van zou moeten maken, zijn op feestjes vaak al voldoende Flyers, Stickers en kartonnen bordjes.

Tentoonstellingen & beurzen

Vanuit zakelijk oogpunt kunnen hier tal van nieuwe contacten worden gelegd; men kan zijn bedrijf of product presenteren aan een breed, doorgaans zeer geïnteresseerd publiek. De bezoekers komen als het ware met de intentie om iets nieuws te ontdekken. Dat maakt het enerzijds gemakkelijker, maar anderzijds staat men helaas niet alleen, dus moet men tijdig zorgen voor de de juiste inrichting van zijn beursstand zorgen. 

Mogelijke manieren om de bezoekersstroom doelgericht naar de eigen stand te leiden: Toonbanken, Vlaggen, Lichtzuilen, Tenten/paviljoens en nog veel meer Reclamemateriaal. Want het is de bedoeling om de populaire beurszakjes met je eigen materiaal te vullen, voordat iemand anders dat doet. Hier mag het ook wel eens wat creatiever zijn; die vijfde balpen zorgt onder bepaalde omstandigheden misschien niet meer voor het grote wow-effect.

Alle bezoekers van het evenement bereiken

Natuurlijk is het leuk om bekende gezichten op je evenement te zien. Maar ook nieuwe gezichten helpen je zakelijk vooruit. Deze potentiële evenementbezoekers bereik je natuurlijk niet via je eigen CRM-kanalen (dus via het onderhouden van bestaande klanten). Aangezien het werven van nieuwe klanten een zeer divers gebied is en het kader van dit korte subonderwerp te buiten zou gaan, volstaat het te zeggen: wie zouden de potentiële nieuwe klanten kunnen zijn en hoe bereik ik ze? Of ik ze nu aanspreek met specifieke targeting via advertenties op sociale media of met tactisch slim geplaatste out-of-home-campagnes (zie onze artikelen over dit onderwerp Buitenreclame), als ik niet weet wie de toekomstige bezoekers zouden moeten zijn, wordt het moeilijk, duur en is de kans klein dat er lange rijen bij de ingang ontstaan. 

Festivals als het neusje van de zalm onder de evenementen

In tegenstelling tot kleine recepties zijn festivals als het ware de masterclass van de evenementenbranche. De bezoekers staan er weliswaar ook, maar dat is waarschijnlijk het enige wat ze gemeen hebben, want een festival kan, afhankelijk van de omvang, een ware organisatorische gigantische klus worden. Hier kan het weliswaar volstaan met podiumbanners en displays, maar zodra er enkele duizenden gasten worden verwacht, is de Productielijst bijna onbeperkt naar boven.

Klaar voor het bedrijfsjubileum

Het vieren van een jubileum is bijna een persoonlijke aangelegenheid. Medewerkers, collega’s en belangrijke klanten, dat is het zo’n beetje. Je viert als het ware jezelf en om dat zo lang mogelijk te onthouden, is het juiste Merchandise uiterst belangrijk. Zo kan men bij een 30-jarig jubileum de bewondering voor de Speldje ter ere van het 10-jarig jubileum van de collega aan de tafel ernaast nauwelijks kunnen onderdrukken.

De liefde van twee mensen vieren

De benaming ‘Masterclass’ is weliswaar al aan festivals toegekend, maar bruiloften zijn qua organisatie zeker met festivals te vergelijken. Er komen weliswaar doorgaans minder dan ‘duizenden’ gasten, maar het voelt vaak wel zo. Juist bij bruiloften geldt: geld speelt soms geen rol meer, er mag niets ontbreken en als de Informatiebord Als de pijl naar het „buffet“ plotseling is verbogen of de tekst erop is vervaagd, loopt de spanning snel tot ongekende hoogten op.

Conferenties & congressen

Hier komen experts bijeen, deels zelfs met internationale deelname en voor een periode van één tot meerdere dagen. Men komt om iets mee te nemen. Ook al beperkt dit zich eerder tot zakelijke aspecten, toch worden er ook Blokken, Folder, Brochures of Mappen meegenomen – deze moet je dus laten produceren in de huisstijl van de conferentie of het congres.

Versterking van het eigen team

De teamgeest versterken, elkaar beter leren kennen, plezier maken. Dat zijn de pijlers van evenementen binnen het bedrijf. Er zijn tal van mogelijkheden om deze menselijke banden te versterken. Het kan gaan om een middag met verschillende sportieve spelletjes, maar je kunt ook samen koken. Waar bijna iedereen, ongeacht het soort evenement, naar uitkijkt, zijn herinneringen zoals T-shirts of Jassen. 

Nieuwe producten presenteren

Het is een kwestie van smaak hoe je nieuwe producten of prestaties wilt presenteren. Van presentaties door beroemdheden tot kleine productlanceringen tijdens de wekelijkse vergadering, van licht- en lasershows tot een PowerPoint-dia. Of je nu voor de BIG BANG gaat of niet, dat is helemaal aan jou. De omvang van het evenement is echter natuurlijk van doorslaggevend belang voor de voorbereiding ervan. Van intern geplaatste posters tot en met Out-of-home-campagnes is alles mogelijk.

Seminars & workshops

Kennisoverdracht – dat is het in een notendop. Juist in een kleinere kring is deze informatiestroom het meest effectief, mits de juiste ruimte en voorbereiding aanwezig zijn. Pauzes zijn belangrijk, net als de catering. Hoewel het mogelijk is om seminars en workshops ook online als webinars te houden, biedt persoonlijk contact toch voordelen. Het hangt sterk af van de omvang en de onderwerpen; voor seminars van twee uur hoeven bijvoorbeeld niet alle medewerkers uit andere regio’s te reizen. Maar wie ooit een meerdaagse workshop op afstand achter het scherm heeft doorgebracht, zou de reis erheen zeker verkiezen.

Als je een ‘offline’ seminar organiseert, kun je denken aan de productie van ‘offline’ materialen, zoals bijvoorbeeld Balpennen, Mappen, Blokken of zelfs complete Brochures rondom de te bespreken vakgebieden.

Open dag

Zoals de naam al aangeeft, nodigt men de bezoekers uit om een kijkje te nemen in het dagelijkse werk. Dit kan betrekking hebben op het schoolleven, maar ook op kantooractiviteiten, fabriekshallen of onderzoeksinstellingen. Het gaat als het ware om kleine PR-evenementen, waarbij je een authentieke blik achter de schermen kunt bieden. Om de ervaring wat te verlengen, kun je met giveaways en kleine goodies een stukje van deze ervaring meegeven en zo een goede herinnering achterlaten, en dus ook een plekje veroveren in het dagelijks leven van de bezoekers.