Hoe organiseer je een duurzaam en milieuvriendelijk evenement?
Eindelijk is het zover: duurzaamheid is niet langer alleen een ‘nice to have’, maar een ‘must have’. Daarom is het niet voldoende om alleen bepaalde aspecten milieuvriendelijker te maken ter wille van het imago en dit overal te communiceren, maar moeten we eigenlijk elk onderdeel van de evenementenplanning in dit opzicht doordenken. En dat is helemaal niet zo moeilijk als je zou vrezen, zeker als je al tijdens de planning de juiste beslissingen neemt. Hier is een korte checklist.
1 | Houd rekening met de reisafstand
Je kunt deelnemers en bezoekers van evenementen niet voorschrijven hoe ze moeten reizen. Maar je kunt het hen wel gemakkelijker maken om milieuvriendelijk te reizen. Al bij de keuze van de locatie kun je nadenken over de bereikbaarheid met het openbaar vervoer en als alternatief pendeldiensten opzetten om individuele autoritten te vermijden. Bij kleinere evenementen zoals conferenties, seminars of bedrijfsinterne workshops heb je veel meer organisatorische mogelijkheden, zoals een gezamenlijke reis per fiets of trein. Hier kan de route naar de locatie in korte etappes worden gepland en ook een kort, vriendelijk geformuleerd herinneringsberichtje dat niet iedereen afzonderlijk met de auto moet komen, heeft een grote impact.
2 | Vermijd onnodig afval
Het is weliswaar verleidelijk en bespaart tijd, maar wegwerpmateriaal is meer dan overbodig en vermijdbaar. Plastic bekers hoef je weliswaar niet af te wassen, maar uiterlijk na een blik op de afvalbergen na afloop van het evenement zou je toch een slecht geweten moeten krijgen. Zijn er alternatieven, zoals recyclebare kartonnen bekers? Een cateraar die herbruikbare glazen aanbiedt? Ook de omgang met te verwachten etensresten kan van tevoren worden gepland, bijvoorbeeld door op zoek te gaan naar afnemers in opvangcentra voor daklozen of via voedselbankplatforms.
3 | Kwalitatief, lekker en duurzaam
De meeste cateringbedrijven bieden milieuvriendelijke maaltijdopties aan. Regionaal in plaats van exotisch, korte aanvoerroutes in plaats van ingevlogen producten. Er mag geen afbreuk worden gedaan aan de kwaliteit; ook de gasten zullen duurzame concepten waarderen.
4 | Iedereen moet mee mogen doen
Grote evenementenlocaties bieden meestal concepten voor toegankelijkheid en diversiteit. Als het om kleine, zelf georganiseerde evenementen gaat, is het raadzaam om hier van tevoren over na te denken. Iedereen die dat wil of is uitgenodigd, moet zonder belemmeringen van het volledige programma kunnen genieten.
5 | Slim omgaan met energie
Je hoeft niet in de kou, het donker, de hitte of de regen te zitten, maar juist op het gebied van energieverbruik zijn er maatregelen die simpelweg onnodig zijn. Verwarmingskanonnen in de VIP-buitentent, een hele reeks verwarmingslampen of een hal die midden in de zomer tot 17 graden is afgekoeld, zijn niet nodig en kunnen worden vervangen door even comfortabele alternatieven. Misschien kun je zelfs dekens met je eigen merknaam laten produceren, die tegelijkertijd als goodie mee naar huis kunnen worden genomen? Of waaiers? Misschien volstaat in de buitenruimte ook een parasol of een vuurschaal waar iedereen zich omheen verzamelt?
6 | Waarom zou je niet meteen buiten blijven?
Afhankelijk van het weer en het seizoen zouden diverse evenementen natuurlijk net zo goed buiten kunnen plaatsvinden. Moet de teambuilding naar de kartbaan of de bowlingbaan leiden, of zou een gezamenlijke boswandeling met een tussenstop in een berghut niet sowieso veel aantrekkelijker zijn? Juist in Oostenrijk is de „natuurlijke evenementenlocatie“ enorm.
7 | Communicatie
Het doel moet niet zijn om jezelf in een goed daglicht te stellen, maar om duidelijkheid te scheppen over het thema duurzaamheid. Niemand hoeft je te feliciteren met je inzet voor duurzaamheid; iedereen zou juist moeten nadenken over hoe groene alternatieven beter onder de aandacht kunnen worden gebracht en voor toekomstige evenementen kunnen worden ingezet. Als je hier eenmaal over hebt nagedacht en hebt ervaren dat dit geen afbreuk doet aan kwaliteit en comfort, kun je bij toekomstige evenementen met een geschoold oog verbeteringsvoorstellen doen. Een idee als „Hé, wat dacht je van een bezoek aan het klimpark en daarna een fietstocht?!” zou tijdens de brainstormsessie voor het volgende teamevenement al de doorslaggevende impuls kunnen geven.
