5 bijzondere ideeën voor bedrijfsfeesten

Het is een vloek en een zegen. Wat vroeger hooguit een gezamenlijk uitstapje naar de nabijgelegen kroeg was, is tegenwoordig een evenementen- en entertainmentindustrie met talloze opties. Destijds was het aanbod misschien wat beperkter, maar daar stond tegenover dat je niet voor een moeilijke keuze stond. Tegenwoordig zijn er honderden aanbieders die elk weer honderden aanbiedingen hebben. We hebben het hier over bedrijfsevenementen. Eén ding vooraf: dit artikel geeft geen antwoord op de vraag „welk evenement past gegarandeerd bij mijn bedrijf“, maar is eerder een gids om de keuze te beperken.

1 | Als team een raadsel oplossen

Kwaadsprekers zullen zeggen dat elke wekelijkse vaste afspraak op zijn eigen manier een escape room is, maar zeker een speurtocht vol raadsels. Afgezien van dit zakelijke sarcasme bieden escape rooms echter de perfecte gelegenheid om een paar uur aan de dagelijkse sleur te ontsnappen – en meteen ook uit de kamer zelf. Aangezien het aanbod aan escape rooms inmiddels behoorlijk groot is, zou er altijd wel een in de buurt te vinden moeten zijn.

Puzzeltochten vallen weliswaar in dezelfde categorie als escape rooms, maar kunnen ook nuttig zijn voor activiteiten die de hele dag duren. Bijvoorbeeld met een puzzeltocht door de stad, want als teamleden bijvoorbeeld vanuit andere locaties komen, kan dit meteen als sightseeing-tour worden gebruikt.

Beide activiteiten zijn qua tijd en budget goed aanpasbaar, bijvoorbeeld met een escape room-activiteit in de middag en een diner in de avond, of een speurtocht door de omgeving die inhoudelijk uitmondt in een gezamenlijk diner. De groepsgrootte zal echter enigszins moeten worden beperkt, om te voorkomen dat vijfenveertig mensen samen in een krappe ruimte puzzels moeten oplossen of als een „menigte“ zoekend door de straten trekken.

2 | Kruip in een andere rol

Wie heeft er deze keer geen kopieerpapier bijgevuld? Wie heeft mijn zelf meegebrachte eten uit de koelkast gestolen? Wie heeft er weer eens de hoogte van mijn fauteuil aangepast? Van wie is die auto die voor de helft op mijn parkeerplaats staat? Ook al lijkt de dagelijkse werkpraktijk vaak op een misdaadzaak, het heeft niets te maken met de professioneel georganiseerde „Dinner & Crime“-evenementen. Hoewel ook de alledaagse zaken moeten worden opgelost, moet het misdaaddiner zich beperken tot fictieve scenario’s.

Afhankelijk van het budget kan men kiezen tussen versies die men zelf organiseert of varianten die professioneel worden georganiseerd, meestal in combinatie met een culinair diner. Houd er echter rekening mee dat een zelf georganiseerde „Dinner & Crime“-avond misschien goed werkt in privé- of zeer kleine zakelijke kringen, maar ook heel wat voorbereidend werk vereist. Samen naar een moordmysterie-diner van een organisator gaan is in sommige opzichten eenvoudiger en waarschijnlijk ook origineler. Verkleedkleding is, afhankelijk van het thema, meestal een sociale verplichting en zorgt voor de juiste sfeer. Van smoking tot avondjurk tot middeleeuwse scenario’s. Meestal wordt het alleen al door de verkleedkleding een geslaagde avond.

3 | Outdooravonturen

Outdoor Adventures, oftewel avonturen ergens in de buitenlucht, is al alleen al qua naam een zeer breed begrip. Raften, klimparken, rodelen, boogschieten, survivalcursussen, blokhutten bouwen, figuren snijden, paragliden, een dag op het racecircuit. Alleen al het feit dat deze opsomming pagina's lang zou kunnen doorgaan, laat zien hoe groot dit gebied van outdooractiviteiten is.

Als je zo’n evenement voor je bedrijf plant, is vooruitdenken belangrijk. Hoe sportief zijn de deelnemers?

In welk seizoen moet het evenement plaatsvinden? Hoeveel tijd moet er worden ingepland, misschien zelfs een overnachting? Outdooravonturen zijn ontzettend leuk. Maar het kan ook gevaarlijk worden. Als je niet het risico wilt lopen dat collega’s huilend achterblijven tijdens het canyoning of trillend van angst op meerdere meters hoogte wanhopig worden, kun je misschien beter het juiste evenement kiezen of helemaal afzien van outdooravonturen. Maar als de groep homogeen, avontuurlijk, fysiek fit en tot alles bereid is, kan het ook een meerdaagse survivaltocht in de wildernis worden, waarbij brandhout moet worden verzameld, ruig terrein moet worden bedwongen of zelfs ‘halfgevaarlijke’ situaties gezamenlijk moeten worden doorstaan.

Hetzelfde geldt voor de kosten. Een cursus houtsnijden is waarschijnlijk goedkoper dan helikopterskiën in Canada (om maar eens een heel ver voorbeeld te noemen).

4 | Achtbaan, langos en draaimolen

Een gezellige variant op bedrijfsevenementen, waarbij desgewenst zelfs de gezinnen van de deelnemers kunnen worden uitgenodigd. Of het nu gaat om de Weense Prater, het Familypark of een ander pretpark: je hoeft alleen maar erheen te gaan, het vermaak is als het ware ter plaatse aanwezig. Van catering en activiteiten tot een mogelijke gezamenlijke maaltijd. Je hoeft niet lang van tevoren te reserveren, de kosten zijn flexibel en als je er gewoon even tussenuit wilt, is dit een goede optie. Nadeel: de medewerkers zullen zich waarschijnlijk eerder de gezamenlijke raftingtocht met aansluitende bergwandeling van vorig jaar herinneren…

5 | Wijnwandelen in de frisse lucht

Eigenlijk een must voor elk Oostenrijks bedrijf – want vrijwel overal in Oostenrijk zijn er prachtige mogelijkheden hiervoor. Als er collega’s uit andere landen aanwezig zijn, wordt men weliswaar al snel bestempeld als een volk dat van alcohol houdt, maar die onenigheid is uiterlijk bij het derde Achterl alweer vergeten.

Als het weer meewerkt, kun je tijdens een wijnwandeling nevenactiviteiten plannen, zoals proeverijen, rondleidingen, sightseeing, een bezoek aan een Heuriger of zelf bedachte activiteiten. De groepsgrootte is aanpasbaar; eigenlijk hoeft er alleen, indien gewenst, een tafel in een horecagelegenheid te worden gereserveerd. Maar je kunt ook letterlijk gaan wandelen, kletsen en in de frisse lucht dingen uitpraten die in de krappe bedrijfsruimtes misschien al maandenlang sluimeren. Helaas is het steeds weer nodig om de deelnemers eraan te herinneren dat teenslippers of hoge hakken geen geschikte kleding zijn voor een wandeling.

Tip van drucks.ch:

Net als bij het plannen van bedrijfsfeesten loont het vaak de moeite om in de directe omgeving, zoals bij collega’s, vrienden en familie, rond te vragen. Zijn er goede ervaringen? Slechte? Waren er voorbeelden van best practices bij andere bedrijven en wat is er echt behoorlijk misgegaan? Heeft iemand de mogelijkheid om zelf een evenement aan te bieden (is hij of zij bijvoorbeeld wijnboer en kan hij of zij het hele personeel meenemen op een rondleiding door de wijngaard, of bezit hij of zij een luxe resort-pretpark – toegegeven, de kans op dat laatste is vrijwel nihil…)?

Conclusie:

• Hoe spannender en bijzonder het is, hoe meer planning en doorlooptijd er moet worden ingecalculeerd. 
• Planning zou echter geen criterium moeten zijn; met andere woorden: het werk loont de moeite, want een geslaagd bedrijfsevenement is goud waard (maar hoeft niet kilo's goud te kosten). 
• Creativiteit kan geld besparen.
• De activiteit moet bij het personeel passen: een gebrek aan sportiviteit en steile rotswanden kunnen in de weg staan, terwijl een fit team zich bij het beschilderen van porselein al snel verveelt.
• Bedrijfsevenementen vinden vaak tegelijkertijd plaats, waardoor organisatoren en locaties snel volgeboekt zijn. Voorbeeld: in de herfst (congresperiode), voor Kerstmis en voor de vakantieperiode. 
• De prijzen lopen sterk uiteen, dus het loont zeker de moeite om aanbieders met elkaar te vergelijken.