Zo slaagt de perfecte briefing!

1 juli 2019

3 min

Op Het begon allemaal met de briefing, want zonder briefing heerste er chaos. Overdreven? Ja, nee, misschien? Ben ik bang?

Laten we grafisch ontwerper Gustav en zijn klant Klaudia eens volgen. Voor haar nieuwe start-up heeft ze een huisstijl nodig. Ze schakelt Gustav in op aanraden van een vriendin, omdat ze zelf niet veel tijd heeft om zelf op zoek te gaan. De twee ontmoeten elkaar in een café, bespreken kort het bedrijfsidee en brengen Klaudia’s ontwerpwensen in kaart.

Ze kunnen het goed met elkaar vinden, want al snel gaat het gesprek over vakantieplannen, hobby’s en dergelijke. Beiden verlaten de vergadering tevreden, zonder een afspraak voor de eerste presentatie vast te leggen. „Dat regelen we wel tussendoor, als je iets hebt!”, stelt Klaudia voor.

Op dit moment heeft hij veel projecten onder handen, waarvan sommige met dringende deadlines, en daarom vraagt hij om meer tijd. Aangezien er nog tijd is tot de daadwerkelijke lancering, toont Klaudia begrip.

Eindelijk is het zover!

Gustav stuurt het eerste ontwerp van het logo. Het valt erg goed in de smaak en Klaudia heeft slechts een paar opmerkingen, die heel eenvoudig te verwerken zijn. Gustav corrigeert en past het aan, en dan komen de volgende verzoeken om wijzigingen alweer binnen.

Klaudia heeft het ontwerp inmiddels aan familie en vrienden laten zien. De een vindt het te hip, een ander te weinig gewaagd en haar moeder snapt niet waar het om gaat. Ze is onzeker. Heeft ze wel de juiste grafisch ontwerper gekozen? De lancering komt ook steeds dichterbij.

Gustav wijst haar ondertussen erop dat sommige van de gewenste aanpassingen later problemen bij het drukken zouden veroorzaken. Maar Klaudia houdt voet bij stuk. Om hem te laten zien dat haar idee er goed uitziet, stelt ze zelf een voorstel op. „Je begrijpt wel wat ik bedoel!”, schrijft ze hem in een e-mail.

Inmiddels bellen ze elkaar niet meer. Beiden willen hun gesprek liever schriftelijk vastleggen, voor het geval dat …

Om een lang verhaal kort te maken

Na correctieronde 14 moest Klaudia haar lancering uitstellen. Gustav heeft meer uren geïnvesteerd dan gepland. Beiden willen het project nu alleen nog maar afronden. Niemand is tevreden. Wat overblijft is een bittere nasmaak aan beide kanten!

Wat is er gebeurd?

Tip van druck.at: Zowel klanten als grafisch ontwerpers hebben baat bij een briefing. Het bespaart tijd, ergernis en geld.

Ze hebben allebei iets essentieels over het hoofd gezien: niemand heeft de tijd genomen voor een uitgebreide, schriftelijke briefing en een afgestemd tijdschema.

De zin „Ach, we hebben toch nog zoveel tijd!“ is gevaarlijk!

Net zoals „Je snapt wel wat ik bedoel!“

Klaudia en Gustav hebben zich laten verblinden door hun wederzijdse sympathie. Natuurlijk is sympathie een goede basis voor een uitstekende samenwerking, maar het kan ook leiden tot te veel misverstanden.

Het opstellen van een briefing vinden veel mensen te tijdrovend en lastig.

MAAR: We kunnen niet weten wat de ander denkt.

Een eenvoudig voorbeeld! Klaudia wilde haar logo graag in lichtblauw laten ontwerpen. Maar grafisch ontwerper Gustav had een andere opvatting van lichtblauw, zoals je op de afbeelding links kunt zien. Door tijdens de afspraak samen een kleurenkaart te bekijken en de kleur vast te leggen, kunnen dergelijke misverstanden worden voorkomen.

Lichtblauw ≠ lichtblauw

Elegant ≠ elegant

Natuurlijk kan een kleur snel worden aangepast. Maar hoe zit het met een vooraf bepaalde stijl? Klaudia wilde een elegant logo dat bij haar start-up paste.

Dit kan nu eindeloos worden voortgezet. Hoe kan dit worden voorkomen?

Wij raden aan:

Hoe bereid ik me als grafisch ontwerper voor?

Wat moet je weten om voor je klant de perfecte huisstijl, het perfecte logo of het perfecte drukwerk te ontwerpen? Om welke redenen zijn projecten in het verleden niet optimaal verlopen en wat wel?

Stel een vragenlijst op en breng tijdens het eerste gesprek in kaart wat de klant wel en niet wil.

Laat voorbeelden van je werk zien en leg uit hoe je projecten uitvoert en wat de klant wel en niet kan verwachten. Maak je klant enthousiast voor jou en je eerdere werk.

Vat na het eerste gesprek alles schriftelijk samen en stuur dit naar je klant met het verzoek om feedback. Als uiteindelijk alles voor jullie beiden klopt (offerte, omvang van de dienstverlening, …), begin dan met een uitgebreid briefinggesprek. Hierin wordt ook het definitieve tijdschema vastgelegd.

Dit gesprek kun je het beste weer schriftelijk vastleggen. Denk je dat we je een handleiding willen geven om bureaucratische rompslomp te kweken? Integendeel: juist deze e-mails besparen je vaak onnodig werk, omdat hier nog het een en ander aan misverstanden kan worden weggenomen.

Zijn alle betrokkenen tevreden? Ga dan aan de slag met het ontwerp!

Hoe bereid ik me als klant voor?

Beantwoord eerst de belangrijkste vragen voor jezelf.

Wat wil ik met mijn merkidentiteit overbrengen?
Wat zijn de waarden van mijn bedrijf?
Wat is mijn bedrijfsfilosofie?
Welke doelgroep wil ik aanspreken?
Welke ontwerpstijl spreekt mij aan? Past deze bij mij?
Hoe presenteert mijn concurrentie zich?

Zoek op internet naar grafisch ontwerpers, bureaus of webontwerpers. Je kunt ook om aanbevelingen vragen. Maar onthoud altijd: wat voor de een werkt, hoeft niet per se bij jou te passen.

Bekijk hun website eens. Hoe presenteren ze zich? Vind je de stijl mooi? Welk spectrum bestrijkt de grafisch ontwerper? Vraag vervolgens om een gesprek. Vat de bovenstaande vragen schriftelijk samen en neem bij het eerste gesprek voorbeelden mee van wat je wel en niet mooi vindt.

Voeg ook je eigen producten toe, want creatieve mensen houden van tactiele en visuele inspiratie.

Hoe meer je vertelt en laat zien, hoe beter creatieve professionals zich in jou kunnen inleven en jouw wensen kunnen omzetten in een onvergetelijk ontwerp. Vertrouw op de professionals, ook al lijkt het in eerste instantie niet helemaal te kloppen. Goede grafisch ontwerpers houden bij het ontwerpen van een product rekening met de toepassingsmogelijkheden ervan. Als iets je niet duidelijk is, vraag het dan en laat het je uitleggen.

Mocht je een ontwerpvoorstel van je grafisch ontwerper ontvangen, houd dit dan voorlopig voor jezelf. Volgens het gezegde „Te veel koks bederven de brij!“ wacht je een paar dagen af, zodat het ontwerp op je in kan werken. Als je de lay-out aan je kennissen laat zien, zit je uiteindelijk met veel meningen, maar geen besluit.

De moraal van het verhaal: vergeet je briefing niet.

Klaudia en Gustav hebben na de lancering om de tafel gezeten voor een constructief feedbackgesprek. Ze hebben de knelpunten vastgelegd en daaruit de gouden regels voor hun toekomstige samenwerking geformuleerd.

Bij vergaderingen geldt het motto: „Werk gaat voor“. Smartphones en laptops worden in vliegtuigmodus gezet.
Van elke vergadering wordt een schriftelijke samenvatting gemaakt.
Samen wordt een tijdschema vastgesteld.
Klaudia verzamelt vanaf nu voorbeelden voor haar wensen.
Gustav verdeelt zijn werk beter, zodat er geen vertragingen ontstaan.
Beiden houden zich aan de briefing.